Per un contratto appropriato
Una best practice importante per l’implementazione di un am-
biente collaborativo è quella di considerare l’esperienza del for-
nitore di servizi nelle implementazioni graduali che si svolgono in
più fasi, offrendo la possibilità di apportare man mano le oppor-
tune correzioni. Un approccio di questo tipo permette di limitare
l’impatto iniziale sull’intera organizzazione e di introdurre le inno-
vazioni senza compiere passi falsi.
Nel processo di negoziazione bisogna partire stipulando un con-
tratto con il fornitore che preveda un’esecuzione scaglionata del
progetto, con una fase iniziale riguardante soltanto un sottoinsie-
me dell’intera organizzazione. Si tratta di un passaggio importan-
te per preparare un’implementazione ben riuscita su larga scala.
Poiché i diversi gruppi di utenti dovranno essere stimolati positi-
vamente per cambiare le proprie abitudini lavorative, sarà molto
importante conoscere le effettive modalità di utilizzo dei sistemi.
Occorrerà perciò monitorare l’utilizzo in modo continuativo, con-
frontandolo con l’utilizzo previsto nel piano di implementazione.
Il contratto dovrebbe stabilire il prezzo per la prima fase, tuttavia
i costi potrebbero variare nelle fasi successive dell’implementa-
zione in caso di cambiamento delle attività richieste. Nella prima
fase si dovrebbe stabilire una spesa fissa mensile che rappresen-
ti il costo dell’implementazione completa per l’intera azienda. In
questo modo sarà possibile determinare i costi effettivi per il cari-
co di lavoro pianificato e identificare le eventuali voci di spesa im-
previste nella fase iniziale dell’implementazione.
Prima dell’inizio di quest’ultima, occorre poi stabilire chiaramente
le metriche da utilizzare per valutare il successo della fase iniziale,
nonché i valori di misura da raccogliere e documentare. Qualora
la fase iniziale non dovesse soddisfare le aspettative, dovrebbe
infine essere prevista la possibilità di annullare il contratto senza
costi aggiuntivi e di sostituire il fornitore di servizi con una stra-
tegia da attuare internamente o con un altro fornitore esterno.
Niente passi falsi
I responsabili del sourcing non possono permettersi passi falsi
nell’implementazione degli strumenti di collaborazione. A questo
riguardo, un errore da evitare è quello di partire con l’installazione
e la configurazione del software su un server lasciando poi che la
base di utenti inizi spontaneamente a interagire. Nonostante tut-
te le possibili analogie, la collaborazione in ambito aziendale non
è in ogni caso come quella su Facebook. È necessaria un’effica-
ce strategia di implementazione e il fornitore di servizi deve ave-
re le competenze necessarie per gestire la transizione nel mo-
do più fluido possibile. D’altra parte, l’azienda non può adottare
una posizione distaccata e aspettare che tutto venga curato dal
fornitore di servizi ed è importante che il management appoggi
pienamente l’iniziativa, perché l’implementazione comporta un
profondo cambiamento dei processi aziendali. Durante il relativo
processo chi implementa uno strumento di collaborazione ha in
pratica una sola possibilità per conquistare l’interesse e il favore
degli utenti
1
. Molti dipendenti sono infatti già immersi nelle tecno-
logie e hanno poco tempo da investire in una nuova capacità che
non dimostri risultati immediati. Il piano di implementazione do-
vrebbe in sostanza consentire agli utenti finali di riconoscere su-
bito il valore dei nuovi strumenti e stimolare in loro il desiderio di
utilizzarli ripetutamente con i gruppi di interazione definiti.
Inoltre durante l’implementazione è importante che l’ambiente
collaborativo venga adattato e ottimizzato in base alla cultura
aziendale, un processo che richiede esperienza e che può es-
sere particolarmente complicato nelle realtà geograficamente di-
stribuite. Poiché ogni ambiente è diverso, l’implementazione non
andrà comunque esattamente nel modo previsto e sarà neces-
sario apportare correzioni rapide. Il contratto di outsourcing con
il fornitore di servizi dovrebbe dunque tener conto dell’esperien-
66
maggio-giugno 2013
Collaborazione in oustourcing: come andare oltre l’e-mail
L’esperienza può rivelarsi
un fattore determinante
perché può permettere
di introdurre l’ambiente
collaborativo
con un approccio
graduale che dimostri
immediatamente la sua
utilità agli utenti aziendali
Foto: © 3ddock - Fotolia.com
