Nella Pubblica Amministrazione
ELO, grazie alla sua programmabi-
lità, permette di realizzare la gestione
dei processi tipici della PA, come la
ricezione di documenti da server di
posta o scanner ed archiviazione, la
protocollazione in entrata per gli
esterni e quella interna per i docu-
menti prodotti nell'Unità Organiz-
zativa, la creazione del registro di
protocollo e, se richiesta, la relativa
firma digitale, l’immissione auto-
matica nel workflow, la protocolla-
zione in uscita e generazione del file
di segnatura, lo smistamento attra-
verso server di posta o sistema di in-
terscambio, la pubblicazione auto-
matica su un sito dei documenti sog-
getti a pubblica lettura attraverso la
funzione "ELO WCM".
Oltre la posta
La soluzione permette anche la ge-
nerazione dei pacchetti di versa-
mento per la conservazione sosti-
tutiva e, se richiesta, la firma digitale
del gestore archivio, la generazione
dei pacchetti di conservazione so-
stitutiva con apposizione di firma di-
gitale del gestore della conserva-
zione e marca temporale, la crea-
zione di pacchetti di distribuzione ai
fini ispettivi, la creazione rapida di vi-
ste su documenti, fascicoli o setto-
ri per specifici utenti o gruppi di
utenti.
La flessibilità
La soluzione ELO offre un'articola-
ta definizione dei permessi di lettura
o modifica per gruppi organizzativi,
funzionali e territoriali.
Permette di definire in modo gra-
nulare la sicurezza di accesso ai do-
cumenti, siano essi in archivio o già
in conservazione. La soluzione è con-
figurabile e programmabile con
estrema facilità, tanto da offrire la
flessibilità di un Open Source e, con-
temporaneamente, offre il vantag-
gio di un core mantenuto sempre al-
lineato all'evoluzione delle tecno-
logie e delle piattaforme integrate.
Un’integrazione nativa
L'integrazione e il relativo aggior-
namento con soluzioni diverse,
come Microsoft Office, Exchange,
SharePoint, Lotus Notes, sono as-
sicurati da ELODigital Office, men-
tre le configurazioni e gli script di
personalizzazione da una versione al-
l'altra sono recuperati per semplice
import dei relativi file.
Anche le firme digitali e grafome-
triche, che oggi in Italia ci permet-
tono di abbandonare definitiva-
mente l'uso della carta, sono inte-
grate. Nella singola attività di work-
flow si può chiedere all'utente di
compilare un modulo, rilevando i
dati con l'Ocr da un documento, e
di apporre la firma (digitale o grafo-
metrica). ELO è integrabile facil-
mente con qualsiasi sistema ge-
stionale sia attraverso file xml che
con lettura di barcode.
Funzionalità evolute
Automatismi di backup e sincroniz-
zazione sono attivabili, laddove fos-
sero presenti diverse sedi con ne-
cessità di archiviazione locale.
Una funzionalità particolarmente
evoluta, "ELO DocXtractor", per-
mette il riconoscimento automatico
dei documenti:
- smistamento delle mail in funzio-
ne del contenuto ed invio di even-
tuale risposta automatica;
- lettura delle fatture in arrivo, veri-
fica correttezza e corrispondenza al-
l'ordine e caricamento nel ERP.
La firma grafometrica SCAISign, in-
tegrata nativamente, permette la de-
materializzazione ‘end to end’ dei
flussi documentali, evitando la ne-
cessità di archiviare i documenti
firmati in cartaceo.
La dimensione A4 permette la mo-
dalità “What You See Is What You
Sign”, consentendo la visione inte-
grale e in dimensioni reali del do-
cumento da sottoscrivere.
Il documento firmato viene sigilla-
to a bordo del dispositivo con una
sicurezza non confrontabile rispet-
to ad altri dispositivi che richiedono
la presenza in chiaro nella memoria
del PC dei dati biometrici, ancorché
per un breve lasso di tempo.
In linea con la normativa
I documenti firmati sono restituiti in
formato PDF-A, in linea con la nor-
mativa italiana relativa ai documenti
archiviati, e contengono i dati se-
greti, crittografati a bordo, di velo-
cità, pressione e ritmo di ogni sin-
gola firma, dando quindi tutti gli ele-
menti necessari alla verifica del-
l’autenticità della firma a un perito
grafologo, in caso di disconosci-
mento di quest’ultima.
La firma grafometrica può semplifi-
care sia i processi interni alla PA sia
i rapporti con il pubblico grazie ad
appositi dispositivi nei locali in cui av-
viene la cerimonia della firma.
ELO E LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Un’interfaccia facile
Con il documento sempre in primo piano, in visione integrale
N S
EW
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MAGGIO GIUGNO 2014
EVENTI E TENDENZE
Olivetti mette a disposizione una
nuova soluzione di fatturazione
elettronica che permette alle azien-
de italiane di adeguarsi alle nor-
mative che prevedono l’obbligo
per le Pubbliche Amministrazioni
di accettare e pagare solo fatture
elettroniche.
Tale obbligo, come è noto, è scat-
tato dal 6 giugno scorso per i mi-
nisteri, le agenzie fiscali e gli enti
di previdenza, e successivamente
per le restanti PA. Il servizio è sta-
to tra i primi disponibili in mo-
dalità cloud sul mercato italiano
e consente alle imprese di pas-
sare rapidamente ai nuovi siste-
mi digitalizzati senza doversi do-
tare di risorse e competenze
informatiche dedicate, benefi-
ciando in questo modo di una im-
mediata riduzione dei costi gra-
zie anche all’adozione del mo-
dello “pay per use”.
Una piattaforma completa
La soluzione si avvale degli asset
e delle competenze sviluppate da
Olivetti nell’ambito della demate-
rializzazione: basata sulla piat-
taforma HDO – Hub Documenta-
le Olivetti, unisce alla trasforma-
zione dei documenti fiscali in fat-
ture elettroniche il servizio di con-
servazione sostitutiva e l’invio at-
traverso la posta elettronica, la PEC
oppure attraverso il Sistema di In-
terscambio dell’Agenzia delle En-
trate. La nuova piattaforma di fat-
turazione elettronica prevede inol-
tre la dotazione di un cruscotto ge-
stionale che permette di avere in
tempo reale un quadro completo
dell’emissione delle proprie fattu-
re e, per ognuna, di visualizzarne
lo stato (presa in carico, firmata di-
gitalmente, inviata al destinatario
o acquisita nel sistema di conser-
vazione sostitutiva).
FATTURAZIONE ELETTRONICA ATTRAVERSO LA PIATTAFORMA “HUB DOCUMENTALE” OLIVETTI
Per adeguarsi alle normative
Vito Intini
Sales director Italy ELO Digital Office
