Modalità lavorative, criticità che influiscono sull’attività, ergonomia della
postazione, tecnologie e aspettative relativamente al luogo di lavoro sono
alcuni dei temi proposto nel questionario online che Officelayout ha rivolto
a una selezione di lettori che operano in aziende con più di 15 dipendenti,
distribuite sul territorio nazionale e trasversali per settore di attività:
banche, assicurazioni, industria, pubbliche amministrazioni, retail, servizi e
utility, trasporti, sanità, istruzione e ricerca, ecc.
345 le risposte pervenute
da aziende medio/grandi con una netta
predominanza di realtà con oltre cinquecento dipendenti (48,9%).
Un campione che, seppur limitato rispetto alla variegata realtà
italiana, fornisce utili indicazioni su come viene vissuto dagli utenti il
proprio ufficio.
Il quadro che emerge denota un forte legame alla tradizione con postazioni
assegnate e una larga diffusione di uffici singoli. Percentuale quest’ultima
molto alta in relazione al fatto che le figure intervistate includono anche
manager e dirigenti.
La mobilità all’interno e all’esterno dei confini dell’ufficio è ancora molto
limitata, essendo prevalente il tempo trascorso alla propria postazione,
anche se le persone riconoscono alla tecnologia un ruolo fondamentale nel
far evolvere le modalità operative. I tempi sono maturi, ma la realtà dei
fatti è lontana dai concetti di smart working oggi tanto decantati.
Viene espressa una generale soddisfazione per l’immagine degli ambienti e
l’offerta di spazi collettivi, mentre persistono criticità nelle aree operative
sia per quanto riguarda la qualità ambientale – con acustica, clima e
illuminazione spesso inadeguate – sia in riferimento alle caratteristiche
dimensionali e di ergonomia di scrivanie e sedute. Criticità che si riflettono
negativamente sull’operatività delle persone.
Le aspettative degli utenti sull’ufficio ideale rimandano a concetti quali
flessibilità, riconfigurabilità, efficienza e produttività degli spazi.
Particolare sensibilità emerge relativamente a dotazioni tecnologiche che
possono portare a un ufficio high-tech e agli aspetti di sostenibilità del
building e delle forniture.
In sintesi i dati emersi:
TIPOLOGIA D’UFFICIO, UTILIZZO DEGLI SPAZI E MODALITÀ LAVORATIVE
• La maggioranza degli intervistati opera in uffici open space (35%) o
uffici condivisi fino 4 postazioni (33%), è comunque molto elevata la
percentuale di utenti che hanno a propria disposizione uffici singoli (32%).
• La prevalenza delle postazioni assegnate alla singola persona è netta
(91%) solo in minima parte sono applicate policy di desk sharing (6%) o vi
sono situazioni ibride con postazioni in parte assegnate e in parte
occupate a rotazione da persone diverse (3%).
• L'attività lavorativa viene svolta la maggior parte del tempo presso la
postazione per il 72% degli intervistati. Il 22% trascorre più di metà
dell’orario lontano dal proprio posto di lavoro, mentre è minima la
percentuale delle persone che lavora alla postazione per meno di un terzo
del tempo (6%).
• Quando le persone non sono alla propria postazione svolgono l’attività
prevalentemente presso le sale riunioni (67%), presso colleghi (47%), in
spazi collettivi (22%) o fuori ufficio (51% ).
• Le soluzioni per il lavoro in mobilità (tablet, smartphone, app aziendali)
hanno modificato le modalità operative delle persone nell’85% dei casi.
La dotazione tecnologica in ufficio (desktop, telefonia, sistemi di video-
comunicazione, ecc.) è considerata ottima (30%) o accettabile (62%); solo
l'8% degli intervistati la ritiene inadeguata.
L'AMBIENTE E LA POSTAZIONE DI LAVORO
• Le criticità ambientali che si riflettono sull'efficienza delle persone sono
un'acustica non adeguata (51%) e condizioni climatiche non confortevoli
in termini di temperatura e correnti d'aria (51%). L'illuminazione degli
ambienti è individuata come elemento critico per la scarsa luce naturale
(23%) o per la luce artificiale non corretta o abbagliante (18%). Altri
elementi indicati sono l’assenza di privacy e l’alta concentrazione di
persone in poco spazio.
• Le criticità relative alla postazione di lavoro sono riconducibili: a sedute
non ergonomiche e prive di meccanismi di regolazione (36%) o con
caratteristiche formali e materiali di finitura inadeguati (18%);
caratteristiche dimensionali e finiture del piano di lavoro (35%) e assenza
di meccanismi per la regolazione in altezza dello stesso (31%). Le dotazioni
d’archiviazione sono ritenute scarse o difficilmente raggiungibili nel 26%
dei casi.
SPAZI COLLETTIVI E DI SUPPORTO
L'offerta di spazi collettivi nell’ufficio – quali sale riunioni, sale per
videoconferenze, salette per telefonate riservate, aree informali – è
considerata adeguata a supportare le diverse attività svolte nell’arco della
giornata nel 40% dei casi, buona ma non adeguatamente attrezzata (33%),
mentre è scarsa e non rispondente alle reali esigenze per il 27% degli
intervistati.
ESTETICA E IMMAGINE
L’estetica e l’immagine degli ambienti è piacevole nella maggioranza dei
casi: per il 27% è inoltre in linea con la filosofia dell’azienda, mentre per il
31% è comunque poco caratterizzata. La considera invece Per il 32% degli
intervistati è invece anonima e sgradevole per l'8%.
L’UFFICIO IDEALE DOVREBBE ESSERE…
Nella domanda abbiamo suggerito alcuni aggettivi che potrebbero
identificare l’ufficio ideale lasciando aperta la possibilità di fornire altre
connotazioni.
• High-tech (46%)
• Flessibile e riconfigurabile (47%)
• Aperto e collaborativo (30%)
• Sostenibile ed ecologico (39%)
• Efficiente e produttivo (43%)
• Accogliente e domestico (23%)
• Silenzioso e con il giusto grado di privacy (3%)
Nota: su alcuni temi vi era la possibilità di dare risposte multiple
Officelayout Survey:
“l’ufficio che vorrei”
36
Officelayout 158
luglio-settembre 2014
Orgatec:
il futuro del lavoro nel mirino
