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dicembre 2013
di conservare copia cartacea di alcune
tipologie di documenti, ad esempio in
ambito medico. Si possono comunque
ottenere vantaggi significativi automa-
tizzando i processi, anche se l’output
finale rimane cartaceo.
“Digitalizzando e gestendo in maniera
integrata le informazioni, le aziende
possono migliorare la conoscenza del
proprio business e guadagnare un van-
taggio competitivo”, sottolinea Oriani.
Puntare anche sul mobile
business
Le aziende europee, comunque, sono
alla ricerca di nuovi modi per migliora-
re la gestione e la condivisione delle informazioni e
guardano con attenzione anche altri trend, come ad
esempio la mobility, come emerge da un’ulteriore
ricerca commissionata da Ricoh Europe a Coleman
Parkes Research che evidenzia come il 59% degli
intervistati reputi interessante il mobile business e
il 56% l’utilizzo dei canali on-line e dei social media
per l’interazione con i clienti.
Molte aziende si stanno già muovendo in tal sen-
so, ma l’indagine ha messo in evidenza come, per
il 62% del campione, le potenzialità delle nuove
tecnologie siano frenate dalla presenza di sistemi
legacy di back-end.
Al di là degli ostacoli tecnologici, secondo il 51%
degli intervistati nelle aziende manca la ‘cultura
aziendale’ della condivisione delle informazioni,
per cui è necessario non solo cambiare i proces-
si e i sistemi IT a supporto, ma anche la mentalità
dell’organizzazione.
“La capacità di condividere le informazioni, anche in
maniera proattiva, è una delle caratteristiche degli
‘intelligent workers’ (iWorker) - sottolinea Oriani.
Attualmente, solo il 4% dei business leader euro-
pei definisce la maggioranza dei dipendenti della
propria azienda con il termine iWorker, ma nel 2018
questi saranno il 37%. A questa crescita corrispon-
derà una migliore condivisione delle informazioni
a vantaggio dell’ecienza”.
digitalizzazione sia ultimato entro il
prossimo anno, mentre negli altri set-
tori la percentuale di chi aerma la
stessa cosa si attesta al 7% per quan-
to riguarda sanità e istruzione e al 9%
nella PA. Di conseguenza, il finance ri-
uscirà a ridurre i costi, tanto che il 48%
si aspetta di risparmiare l’equivalente
del 5-10% del fatturato.
Carsten Bruhn aggiunge: “le aziende
del settore finanziario dovrebbero ora
riuscire a fare in modo che i processi
di business siano ottimizzati in un’ot-
tica di trasformazione digitale. Oltre a
ridurre in maniera significativa i costi, il
finance può ottimizzare l’accesso alle
informazioni e la loro condivisione, migliorando così
la collaborazione interna”.
Ma la carta è ancora tanta
Il mondo del finance, con la sua lungimiranza, rap-
presenta però più un’eccezione che la norma. Molte
informazioni sono ancora conservate su carta e i
manager, soprattutto nel nostro Paese, aermano
che la propria azienda impiega troppo tempo nel-
la ricerca di informazioni contenute in documenti
cartacei archiviati spesso in maniera non funzionale
in schedari e magazzini. A volte i documenti di bu-
siness sono presenti esclusivamente negli archivi
personali per cui quando un dipendente lascia l’a-
zienda il rischio è che informazioni importanti va-
dano perdute. L’azienda è quindi costretta a ricre-
are dati che in realtà già esistono con le eventuali
duplicazioni che ne possono conseguire.
“Digitalizzando i documenti e ottimizzando i pro-
cessi, le aziende possono migliorare la conoscenza
dei clienti approfondendo i loro interessi e i com-
portamenti d’acquisto - sottolinea
Davide Oriani
,
chief executive ocer di Ricoh Italia.
A loro
volta i dipendenti possono accedere più facilmente
ai dati digitalizzati anche mediante dispositivi mo-
bili e servizi cloud. I benefici della digitalizzazione
delle informazioni vanno ben oltre la semplicità di
accesso: includono maggiore velocità dei processi
e una notevole riduzione dei costi”.
Un esempio è dato dalla fatturazione elettronica: un
altro report sponsorizzato da Ricoh Europe mette
in evidenza che il trattamento di una fattura passiva
cartacea costa all’azienda 17,60 euro contro i 6,70
euro di una fattura elettronica. Per quanto riguarda
invece le fatture attive, il costo per la gestione del
documento cartaceo è di 11,10 euro, un costo che
scenderebbe a 4,70 euro se il processo venisse ge-
stito digitalmente. A volte le normative impongono
Davide Oriani, chief executive
o cer Ricoh Italia
