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marzo-aprile 2017
CASE STUDY
di un’utenza composta da una rete vendita di un tren-
tina di agenti capeggiati da tre area manager, quattro
national ‘com-gdo’, sei sales account manager e poi i
cosiddetti brand agent manager e district agent mana-
ger (bam e dam). È un’iniziativa che si innesta in uno
scenario dove già oggi gli agenti esterni sono tutti dotati
di tablet per le loro comunicazioni, mentre la forza diretta
opera con dei computer portatili di tipo ibrido (trasforma-
bili quindi in tablet). L’idea è di collegarsi direttamente alla
piattaforma DocFlow arricchendo il lavoro di chi vende e
le informazioni a sua disposizione e, nel contempo, snel-
lendo quello del personale dedicato ad alcuni processi
operativi. Attualmente ogni mattina vengono infatti lan-
ciate delle procedure con invio automatico via email della
documentazione a ogni interessato. Qualcosa che con il
nuovo sistema verrebbe superato”, aggiunge Novacchi.
Il progetto in corso prevede anche l’inserimento di un co-
dice a barre elettronico e l’acquisizione diretta attraverso
sistema di riconoscimento Ocr dei dati in fattura, miglio-
rando quindi l’accuratezza di quanto inserito nei campi
del database. Guardando al futuro, il sistema è invece già
strutturato per abilitare la firma elettronica e la gestione,
e approvazione, della corrispondenza degli ordini clienti.
Tutte funzionalità che in prospettiva la società ritiene pos-
sano dare un impulso ulteriore alla propria operatività.
“La nostra idea è in definitiva quella di arrivare a intro-
durre una piattaforma documentale verticalizzabile sui
vari reparti, e che è possibile esportare anche sulle altre
country del Gruppo. Ecco che partendo dall’area Risorse
Umane vorremmo automatizzare più processi possibili
quali la gestione di permessi e ferie, oppure le trasferte
partendo dalla richiesta dell’utente fino all’immissione
dei biglietti d’agenzia, nonché i diversi processi legati alla
privacy e la parte di gestione degli aspetti legali che oggi
sono ancora legati a procedure cartacee”, continua No-
vacchi, aggiungendo come un’altra idea a tendere sarà
il supporto della fatturazione elettronica tra privati: “Il si-
stema del resto è già pronto per poter supportare nuove
normative e processi e mantenere vivo nel tempo il con-
cetto di automazione per intervenire dove necessitiamo
ancora di un livello elevato di automazione, e appoggiarci
a eventuali aggiornamenti programmatici che ci garanti-
rebbero un ulteriore controllo seguendo la logica della
multicompliance”.
I termini infrastrutturali
In termini di sistemi informativi, la piattaforma docu-
mentale adottata da Stock risiede direttamente nella
sede milanese della società dove vengono ospitate le
piattaforme per la parte di web reporting, e i software
di bilancio consolidato, consuntivazione e budget, e di
pianificazione commerciale. Le istanze del gestionale
sono invece implementate a livello di gruppo presso le
due sedi che Stock Spirits ha in Europa dell’Est, quindi
in Repubblica Ceca (a Praga) e in Polonia (a Varsavia),
ossia nei Paesi dove sono anche presenti gli stabilimenti
produttivi dai quali vengono poi veicolati i prodotti sui
mercati di riferimento.
In particolare le attività di produzione e imbottigliamento
sono effettuate nei siti di Plzen e Lublino. Inoltre il Gruppo
ha anche una piccola distilleria a Prádlo, in Repubblica
Ceca, e un impianto di distilleria di etanolo a Rostock, in
Germania. Tornando all’IT, presso le strutture del Regno
Unito risiedono invece i sistemi di posta elettronica e
quelli di backup.
“In definitiva il progetto realizzato fin qui ha permesso di
cambiare rapidamente la parte documentale partendo
dal ciclo passivo e quindi di pensare in prospettiva ai
successivi interventi, lavorando in modo rapido e flessi-
bile garantendoci anche una certa dose di autonomia.
Per noi è un modello che si adatta ai cambiamenti che
abbiamo vissuto in questi anni in termini operativi e or-
ganizzativi, liberando risorse per lo svolgimento di altre
attività. Tutto pensato seguendo certamente una logica
di Gruppo e una standardizzazione in termini di modelli di
base, ma tenendo sempre conto delle esigenze delle sin-
gole country. Insomma, andare verso l’innovazione, che
rappresenta una leva di crescita capace di mantenere al
massimo i livelli di servizio, interno così come esterno”,
conclude Novacchi.
*REDATTORE
EXECUTIVE.IT