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marzo-aprile 2017
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Questo primo passo, preceduto da una una serie di atti-
vità di valutazione del pregresso per individuare la migliore
soluzione possibile, e quindi di formazione sui dipendenti
coinvolti per portarli ad operare con efficienza sul nuovo
strumento, ha dato il là alla creazione di un vero e pro-
prio sistema documentale pienamente integrato con il
gestionale, e che via via è stato migliorato sempre di più
sia per andare incontro alle richieste dell’utenza interna
che per soddisfare i requisiti in termini di auditing esterno
legati anche alle diverse normative introdotte negli anni.
Dal punto di vista dell’utenza, il processo legato al ciclo
passivo parte quindi con la fase di registrazione ammi-
nistrativa della fattura in ingresso, che è di diverse tipo-
logie (quelle provvigionali dai venditori, di contabilità dei
fornitori e quelle dai clienti per iniziative di promozione
legate ai nostri prodotti). “Su questo versante l’applica-
zione è oggi impiegata principalmente dall’ufficio risorse
umane e finanziario, e in parte minore dalla logistica e
dal partner esterno che segue per noi questo aspetto. E
ancora, viene coinvolto il customer service che lavora in
collaborazione con il reparto finance in termini di verifica
di alcune fatture dei clienti, mentre l’IT se ne serve per
quelle relative ai beni hardware e software che dobbiamo
acquistare per far evolvere la nostra infrastruttura”, pro-
segue Novacchi.
Le fatture e gli ordini, ma non solo
A inizio 2016 l’IT manager del gruppo Stock ha avviato
un nuovo progetto denominato ‘bedrock’ per rimuovere
alcuni strati software superati che ancora risiedevano
nell’infrastruttura di Gruppo, sostituendo un sistema
operativo ormai obsolescente. “È stata l’occasione per
proporre dall’Italia un ulteriore miglioramento e ottimiz-
zazione della parte documentale nonché l’introduzione di
nuove tipologie di processo che riteniamo molto interes-
santi. Ecco che una prima novità a cui abbiamo pensato
è stata l’integrazione della piattaforma di DocFlow con
il sistema di Crm in uso in relazione alle procedure di
sblocco degli ordini di vendita, tenendo conto di diversi
parametri economici e fornendo uno strumento ancora
una volta decisamente utile anche per le verifiche che
gli auditor devono periodicamente effettuare”, prosegue
Novacchi.
Tra le funzionalità oggi introdotte in Stock Italia ci sono
quindi quelle di annullamento e re-immissione di fatture
errate, l’ottimizzazione dei processi mirati alla semplifica-
zione dei passi coinvolti nella lavorazione, la garanzia agli
utenti di un unico punto di accesso per tutte le procedure
in esecuzione. Quindi si è pensato di compiere un passo
ulteriore, ossia l’abilitazione degli agenti commerciali a un
accesso in mobilità ai documenti – promozionali e tec-
nici – di loro particolare interesse: “Con il nuovo sistema
che andremo presto a introdurre, verrà data agli agenti la
possibilità di visualizzare il documento direttamente tra-
mite tablet, connettendosi all’interfaccia Web. Parliamo
CASE STUDY
Fondato in Italia nel 1884, Stock è un marchio storico nel
settore del beverage. In particolare, Stock Italia offre marchi
conosciuti a livello internazionale di cui è il distributore italiano
e con i quali copre molti segmenti del settore, dalla vodka al
brandy, dal limoncello alla grappa, dal rum ai liquori tradizio-
nali, senza dimenticare i vini spumanti.
Nel maggio 1995 Stock Italia è acquisita da Eckes AG,
azienda tedesca leader nella produzione e distribuzione di
bevande alcoliche e succhi di frutta, che a sua volta è poi
acquistata dalla società di investimento statunitense Oa-
ktree Capital Management, il cui progetto è formare un’im-
Chi è STOCK
ponente azienda leader nel settore in Europa centrale, Stock
Spirit Group, che oggi distribuisce a livello globale un’ampia
gamma di marchi europei. Nei primi mesi del 2009, Stock
Italia lascia la sede storica di Trieste e si trasferisce nei nuovi
uffici di Milano.
Strutturato con le vendite e il marketing in Polonia, Repub-
blica Ceca, Italia, Slovacchia, Bosnia-Erzegovina e Croazia, il
Gruppo distribuisce liquori in altri 40 paesi attraverso accordi
di terze parti. Stock Italia sostiene e promuove il consumo
responsabile di alcolici.