44 / 84
42
marzo-aprile 2017
S
tock è uno storico marchio di bevande alcoliche fon-
dato a Trieste nel 1884 su iniziativa di Lionello Stock.
Una realtà che per rendere più efficienti i propri processi
documentali ha da tempo avviato un percorso di digi-
talizzazione laddove prima si operava in modo comple-
tamente manuale. In particolare, per quanto riguarda la
gestione del ciclo passivo, l’azienda – oggi controllata
da Stock Spirits Group – ha pensato di dotarsi in Italia
PAOLO MORATI*
VERSO L’EFFICIENZA
DOCUMENTALE
di un’infrastruttura software basata sulla piattaforma col-
laborativa DocFlow per guadagnare maggiore efficienza
nella trattazione delle fatture emesse dai propri fornitori.
Dalla carta in poi
“Storicamente le fatture arrivavano via posta, in forma
cartacea. Quindi venivano aperte e suddivise manual-
mente per tipologia di documento e consegnate al
responsabile di reparto, con registrazione manuale all’in-
terno dei sistemi informativi. Privi ancora di un gestio-
nale, operavamo in ambiente mainframe con processi
di inserimento transazionale, mentre le approvazioni av-
venivano manualmente. Di conseguenza si verificavano
degli errori, si smarrivano dei documenti con conseguenti
perdite di tempo e la necessità di impiegare molte risorse
dedicate ad attività sostanzialmente di basso valore”,
spiega Massimo Novacchi, IT Manager di Stock S.r.l.
“Nel frattempo – prosegue Novacchi – verso la metà
degli anni ’90 abbiamo introdotto l’uso della posta elet-
tronica e nel 2000 è stato implementato un sistema ge-
stionale operativo dall’agosto del 2001, iniziando quindi
a colmare alcune lacune operative eredità del passato.
Ecco che nel 2003 abbiamo scelto di implementare la
piattaforma DocFlow, integrandola direttamente con il
gestionale e dando il via a un ciclo di approvazione semi
automatico delle fatture in ingresso, con eliminazione dei
processi cartacei e acquisizione dei documenti tramite
scanner, il che ha portato a un primo miglioramento della
qualità delle informazioni inserite nei sistemi, e il tutto re-
gistrato all’interno di un unico database”.
Il progetto di Stock Italia, partito dalla gestione del ciclo passivo,
guarda al futuro per coprire più reparti aziendali.
Massimo Novacchi,
IT Manager
di Stock S.r.l.