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17/06/2015

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di Francesco Artuso

L’ambiente reception, da luogo di accoglienza e rappresentanza a spazio multifunzionale.

Espressione dei valori e dell’identità aziendale, l’area della reception ha subito trasformazioni che l’hanno portata ad articolarsi in un'area polifunzionale il cui ruolo non si esaurisce con l’accoglienza dei visitatori, ma si sviluppa in uno spazio di incontro e, al contempo, luogo di servizi e produttività. Sempre più spesso è parte integrante dello space planning delle aree di lavoro, rappresentando il fulcro di un'area più ampia dedicata alle attività di comunicazione e riunione. Uno spazio interpretato nella duplice funzione di immagine e di operatività.
Difficile delineare regole generali per la progettazione di ambienti tanto unici. Ogni reception appartiene a un preciso contesto e tende a esprimere la massima unicità.  L’evoluzione che l’ha vista passare da strumento di comunicazione del marchio e dei valori aziendali a parte integrante delle attività dell’azienda ha portato a un approccio progettuale che ne definisce gli obiettivi funzionali.
“Le aziende più innovative hanno capito che l’accoglienza è un momento chiave che non può essere ridotto alle pure attività legate al controllo degli ingressi, allo smistamento delle persone e al ricevimento di servizio di posta – afferma Franco Guidi, amministratore delegato di Lombardini 22/DEGW –. L'obiettivo è la realizzazione di ambienti reception in grado di comunicare i valori dell’azienda con l’utilizzo di colori corporate, di immagini del brand, con una segnaletica chiara e invitante e con aree di attesa capaci di gestire più persone, senza generare situazioni di disagio. Diventa strategico studiare sin dalle prime fasi della progettazione il layout funzionale di questi spazi. Con l’introduzione di spazi di lavoro informale, anche questi ambienti si sono infatti trasformati mettendo in relazione diverse aree: reception and waiting area, informal e formal meeting, client area, caffetteria ecc.
Anche le nuove tecnologie video, che offrono la possibilità di lanciare messaggi sempre aggiornati, consentono di rendere più ricca l’esperienza di accoglienza. La coerenza tra il progetto degli spazi e il sistema di comunicazione d’impresa accresce il senso di appartenenza dei dipendenti e potenzia il messaggio trasmesso agli ospiti”.
Gli spazi reception hanno svolto per anni un ruolo passivo di interconnessione tra l’azienda e i suoi visitatori. Linea di frontiera tra il mondo esterno e la realtà aziendale, questi ambienti, spesso sottoutilizzati, hanno subito trasformazioni obbligando a un cambiamento nell’approccio sia dal punto di vista della progettazione, sia nella realizzazione.
“Pur mantenendo le funzioni primarie di accoglienza le lobby di ingresso ricoprono sempre di più un ruolo attivo nelle interazioni di business – sottolinea Andrea Nobile, country head di ISG. La corporate identity viene veicolata a più livelli, utilizzando tecnologie digitali e arredi customizzati in base alle guidelines del marchio. La tendenza, in questo senso, è di rendere gli spazi ingresso come il ‘cuore pulsante’ della società, trasferendo un concetto valorizzante dell’immagine aziendale. Nella realizzazione di nuove aree reception non si può quindi prescindere da alcune variabili che fanno riferimento agli arredi, ai requisiti impiantistici e alle nuove tecnologie che sempre più trovano impiego in questi spazi. Per quanto concerne gli arredi, si nota una tendenza improntata su allestimenti realizzati ad hoc. La mano artistica dell’architetto viene così impiegata per ideare arredi di design personalizzati con materiali e colori che trasmettono l’immagine corporate. Gli impianti devono seguire il cambiamento che sottende i nuovi concept; i sistemi di condizionamento, l’illuminotecnica e anche l’acustica devono essere correttamente progettati per rispondere in maniera ottimale alle diverse condizioni d’uso. Gli sforzi nella ricerca e innovazione delle aziende produttrici segue di pari passo questa evoluzione con prodotti modulari e flessibili, garantendo la più elevata efficienza nelle differenti condizioni d’uso. Anche le nuove tecnologie, ad esempio i sistemi di digital signage, sono entrati a far parte di questo processo di trasformazione influenzando le scelte progettuali dettate non solo dal bisogno di abbattere i costi ma anche dal raggiungimento di maggiore efficacia dei processi aziendali. Tenendo conto delle nuove tendenze– conclude Nobile – il ruolo del general contractor assume sempre maggior rilevanza nella continua ricerca di fornitori e tecnologie di mercato per rispondere in maniera veloce ed efficiente alle esigenze dei clienti e dei progettisti. Il general contractor ricopre così un ruolo di collettore tra i produttori di tecnologie innovative e i fornitori tradizionali ad esempio per gli arredi speciali e allestimenti su misura”.  
La complessità di ambienti tanto articolati, solitamente di notevoli dimensione in cui convivono attività diverse, richiede una progettazione accurata degli aspetti legati all’acustica e all’illuminazione per garantire ambienti confortevoli e senza interferenze.
L’ingegner Lorenzo Rizzi, dello studio Suono e Vita, chiarisce l’importanza di uno studio acustico mirato: “Le reception sono spazi di grandi dimensioni, spesso a doppia altezza e con pareti vetrate, muri intonacati e pavimentazioni in pietra. Tutti elementi caratterizzati da elevata fono-riflettenza che generano ambienti riverberanti, poco fruibili dal punto di vista acustico e poco accoglienti. Il giusto bilanciamento di materiali fonoassorbenti e fono isolanti permette di controllare le riflessioni sonore e di creare differenti gradi di privacy in funzione delle diverse attività previste. Poiché il bancone reception è deputato a svolgere sia funzioni di accoglienza che di tipo operativo, è fondamentale che il progetto possa garantire comfort acustico agli operatori e una buona comunicabilità con gli ospiti. Nelle aree di attesa, spesso utilizzate anche per incontri dove si fa uso di device personali, è necessario assicurare privacy e dare una sensazione di raccoglimento a chi le utilizza.  Negli spazi di riunione e incontro, organizzati in prossimità del bancone reception, deve essere garantito il giusto livello di fonoisolamento curando particolarmente la installazione delle pareti mobili per evitare ponti acustici”.
In questi luoghi di passaggi la progettazione della luce assume un ruolo determinante perché svolge funzioni di orientamento e accoglienza e definisce l’immagine aziendale. E’ fondamentale che un ambiente reception metta a proprio agio chi vi transita, ma è altrettanto importante che vi sia un equilibrio tra la luce funzionale che permette di muoversi con sicurezza e la luce che fa star bene. Un possibile approccio consiste nell’illuminare gli elementi chiave dell’ingresso (bancone, ascensori, accessi) per renderli immediatamente individuabili lasciando in penombra le aree di attesa nelle quali è preferibile una luce più rilassante. Spesso viene impiegata un’illuminazione variabile ottenuta con sistemi di gestione che consentono di variare colore e intensità e consentono di trasmettere un’immagine moderna e dinamica.

La scelta degli arredi
Il protagonista indiscusso dello spazio reception è il bancone la cui presenza caratterizza l'ambiente esteticamente e scenograficamente. Se da un lato si assiste all’impiego di un arredo frutto di progetti ad hoc che interpretano il concept dello spazio e si integrano con l’architettura, dall’altro si afferma la tendenza a utilizzare arredi di serie con forme, modularità e dotazioni in grado di soddisfare appieno le esigenze del progetto. In questo caso il concept del bancone fa proprie soluzioni tecniche sviluppate dai produttori per le altre linee d’arredo, rappresentando una soluzione trasversale di cerniera tra le linee direzionali e operative a portafoglio.
“La produzione seriale si è arricchita per offrire ai progettisti una gamma di configurazioni, finiture e colori che consentono la massima personalizzazione – sottolinea Cristian Faggiani, responsabile commerciale Italia di Frezza. I progettisti tendono a utilizzare arredi che esprimono il brand attraverso la personalizzazione e la customizzazione. La modularità in cui si declinano i diversi sistemi permette di creare configurazioni miste che uniscono elementi di serie e la possibilità di personalizzare il bancone con laccature e altri elementi decorativi ad hoc.  L’impiego di colori che compongono il logo aziendale è diventato infatti un must per le aziende che tendono a porre in risalto il brand attraverso una marcata comunicazione visiva”
Per Mery Pillon, responsabile ufficio marketing di Martex, “la reception deve offrire la giusta accoglienza all'ospite senza compromettere la privacy necessaria all'operatore. È necessario configurare il bancone con una parte di accoglienza, e una parte operativa calibrata sulle attività che vi verranno espletate e che risponda alle esigenze di spazio, privacy e organizzazione delle tecnologie. Nelle aree di attesa il comfort, l’ergonomia di seduta, la possibilità di relax o di isolarsi per momenti di lavoro possono esprimersi con poltrone, divani, tavolini predisposti per prese e screen acustici”.
Nella comunicazione di rappresentatività e stile aziendale, Grazia Manerba, amministratore delegato di Manerba sottolinea l’importanza di un concept coordinato di arredi, complementi, illuminazione, segnaletica e allestimenti. “L’attuale trasformazione dei luoghi di lavoro porta nello spazio dedicato all'accoglienza nuove tendenze legate ai concetti di home office, smart working e wellbeing. Alcuni concetti chiave che ispirano l'area reception sono: spazi dove vivere e lavorare, spazi dove sentirsi a casa, spazi per la collaborazione e il lavoro mobile, per la concentrazione e il relax.  I produttori si sono strutturati per proporre soluzioni capaci di dare risposte a tutte le esigenze. Ecco allora che i banconi si evolvono con l’utilizzo di mensole e frontali, moduli componibili e riconfigurabili; le pareti mobili possono concorrere al progetto integrandosi con l’ingresso e creando separé, zone ristoro o angoli dedicati a meeting, tavoli, panche e divanetti possono dare personalità agli spazi richiamando le cromie caratteristiche dell’azienda”.

Il ruolo della segnaletica e della comunicazione
Alla luce delle accresciute funzionalità attribuite all’ambiente reception appare chiaro come i sistemi di comunicazione finalizzati a informare e indirizzare le persone verso il luogo di destinazione siano elementi indispensabili. Tra questi troviamo i sistemi di segnaletica statici e di digital signage.
“Obiettivo della segnaletica è rendere semplice l’orientamento delle persone che entrano in un ambiente sconosciuto e a volte complesso, garantendo sicurezza in ogni situazione – sottolinea Clara Morosini, responsabile vendite di Kunstdünger –. Dal punto di vista progettuale la segnaletica individua un percorso che guida l’ospite dall’ingresso verso i punti di interesse. Negli spazi reception è quindi indispensabile informare l’utente in modo esaustivo, fornendogli le indicazioni relative al piano, l’ufficio o la zona nella quale deve recarsi. Dovranno essere previsti ai diversi piani, in prossimità degli sbarchi ascensore, pannelli che segnalano il livello raggiunto e smistano il flusso dei visitatori. Ultimo step il pannello ‘fuori porta’ che identifica il locale. L’offerta di prodotti di segnaletica si è evoluta in termini di tipologia, funzionalità e materiali. Se è vero che l’importanza primaria è rappresentata dal messaggio che deve essere trasmesso in modo chiaro, con adeguato font, flusso colore e utilizzo dei pittogrammi, sempre più attenzione è riservata al design che deve essere essenziale e pulito per meglio integrarsi nell’architettura.  
La necessità di una comunicazione flessibile e interattiva ha portato le aziende produttrici di sistemi per l’orientamento e la comunicazione visiva a includere nella propria offerta i soluzioni di digital signage. Totem e display a parete con software integrati sono soluzioni ottimali per informare e intrattenere il pubblico in zone reception e sale d’attesa di aziende, hotel e luoghi pubblici. Sono sistemi ideali per Centri congressi, scuole e università dove è importante poter cambiare velocemente e in modo centralizzato le informazioni sugli eventi in corso”.
I sistemi di digital signage vengono impiegati negli spazi reception per arricchire l’esperienza di accoglienza con l’invio costante di messaggi che informano i visitatori sulle attività corporate in un momento in le persone sono altamente ricettive e hanno tempo a disposizione. I contenuti delle comunicazioni sono prevalentemente interventi istituzionali, campagne consumer, testimonianze dell’impegno dell’azienda sul fronte della sostenibilità e responsabilità sociale.
“Le soluzioni digital signage rappresentano un efficace strumento di guida e informazione interattiva in real time – puntualizza Sergio Ceresa, head business division Samsung Electronics Italia –. Sostituendo il signage statico con quello digitale, le aziende risparmiano costi e tempi eliminando la necessità di produrre materiale costantemente aggiornato e aumentando l’impatto delle proprie comunicazioni.
La tecnologia si basa su display Led, che hanno sostituito i monitor LCD maggiormente energivori e decisamente più ingombranti. A parità di tecnologia vengono forniti display di diverso formato che consentono di coprire qualsiasi tipo di esigenza all’interno building.
Per esempio nel Samsung District, recentemente inaugurato a Milano, è stato installato all’interno della reception un artistic wall, ottenuto aggregando una serie di display posti in orizzontale e in verticale che vengono gestiti in modo sincrono per creare scenografie d’effetto. Mentre minivideowall animano la facciata in corrispondenza degli ingressi catturando l’attenzione dei passanti. Si tratta, in questo caso, di display con una luminosità maggiorata che permette la visione dei messaggi video anche quando irraggiati in modo diretto dal sole. La versatilità è il punto di forza dei sistemi di digital signage che comprendono un’ampia gamma di prodotti: dai totem informativi ai pannelli touch al servizio dei clienti per il reperimento delle informazioni, dai display pilotati da una regia che ne stabilisce i contenuti sino ai pannelli di piccolo taglio utilizzati per come fuori porta di sale riunioni.
Diverse le motivazioni per implementare tali sistemi: la possibilità di fruire di un sistema integrato di condivisione dei contenuti che permette una comunicazione efficace, istantanea e capillare; l’impatto visivo che dà un’immagine di modernità agli spazi in cui vengono inseriti e, la praticità rispetto a sistemi statici di cartellonistica che hanno dei costi di gestione spesso vengono sottovalutati”.

 

 

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