Hanno partecipato:

• Enrico Frigerio, Founder Architect - Frigerio Design Group
• Enrico Carzaniga, Sales Solution Specialist - FAR Networks
• Elisabetta Cardolini, Senior Account Manager - Logitech
• Sara Puppis, Smart Collaboration Business Development Manager - Lenovo
• Ezio Rendina, ingegnere ambientale CEO - Viva Consulting&Management
• Alberto Romano, Digital Solution Manager - Durante
• Chiara Borlini, Marketing, comunicazione e business development - Kramer
• Massimiliano Serù, Direttore commerciale - Kramer
• Davide Urso, Business Development Manager Divisione Marketing & Communication - Ricoh
• Luca Tomelleri, Air Treatment BU Director - Innoliving SPA
• Marco Maraschi, Amministratore Unico - Innoair Srl.
• Marco Ronchi, responsabile facilities - Mooney
• Bianca Giovene di Girasole, titolare - Studio BIA-@rch engineering

Overview

Le organizzazioni stanno attraversando un periodo di grande trasformazione del paradigma lavorativo, una trasformazione culturale, organizzativa e di processo. Oggi le persone possono lavorare da casa, recarsi in ufficio o in un coworking, in qualsiasi luogo della città che sia in grado di favorire al meglio l’esperienza lavorativa nel suo complesso ma anche l’attività che va svolta in quel preciso istante.  È quindi palese che l’ufficio tradizionale deve cambiare e, assecondando una tendenza ormai molto di moda, diventare “smart”. Lo Smart Office rappresenta l’essenza dei new ways of working che ormai si basano sull’equilibrio e la sinergia tra work experience fisica e virtuale.  Ambienti sempre più intelligenti, dove dispositivi IoT e architetture software consentono nuove forme di interazione e di gestione dello spazio. L’ufficio diventa un luogo ibrido tra reale e virtuale. In tutto questo c’è sicuramente un approccio technology driven ma non solo. La cultura, il design e l’organizzazione sono aspetti altrettanto importanti da considerare. Le tecnologie, intelligenti e pervasive, hanno impatti non solo sulla qualità dello spazio fisico, ma anche sulle dinamiche con cui gli utenti lo utilizzano. 
Da questo stato di cose, le aziende possono trarre grandi opportunità: possono riprogettare i propri ambienti ma soprattutto creare luoghi engaging coerenti con un’esperienza lavorativa moderna e connessa.  Largo quindi alla rimodulazione degli spazi secondo i principi dell’Activity Based Working. Dall’utilizzo di sensoristica avanzata e di Intelligenza Artificiale per l’ottimizzazione dei servizi, ai sistemi di asset booking per la prenotazione di postazioni, sale riunioni, aree social, posti auto e coworking, e agli experience assistant che adottano un approccio olistico e aiutano le persone a vivere la migliore esperienza lavorativa possibile nell’era dell’ufficio diffuso. 
Ha senso questa rivoluzione? Si se porta a dei risultati come il miglioramento della produttività dei dipendenti e a una migliore collaborazione tra le parti. Lo smart office deve infatti essere implementato in modo tale da semplificare l’accesso a molteplici programmi interconnessi di gestione delle attività, stimolando la produttività dei collaboratori che possono accedere alla propria area di lavoro, nonché a tutte le risorse aziendali, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, siano essi in ufficio, a casa o in movimento. Si riducono significativamente le perdite di tempo mentre migliora l’efficienza dei team di lavoro. Dal canto suo la comunicazione è una sfida importante per le organizzazioni che desiderano risorse umane sempre più coese e coinvolte. Si tratta anche di una caratteristica fondamentale dell’ufficio digitalizzato, in quanto quest’ultimo agevola e ottimizza lo scambio di informazioni tra i collaboratori attraverso soluzioni integrate di collaboration e working activity. Migliorare la comunicazione e ottimizzare la condivisione delle informazioni contribuisce ad una più efficiente interazione tra membri del team, permettendo così di risparmiare tempo e di aumentare la produttività. 
Vengono identificati in quattro i pilastri dello smart office:
• Differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa;
• Riconfigurabilità: spazi adattabili in tempi brevi a costi contenuti per far fronte ad esigenze contingenti o ad evoluzioni di lungo periodo; 
• Abitabilità: spazi intesi non come semplici luoghi di lavoro ma come aree accoglienti (e mirate a ridurre lo stress) che tengano conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone;
• Intelligence: integrazione delle tecnologie negli ambienti fisici per utilizzare in modo più efficace gli spazi. 

Con la fine dello stato di emergenza legato alla pandemia - osserva Paola Cecco, moderatrice e responsabile rivista Officelayout -  siamo in una fase di rientro negli spazi di lavoro, gestito con modalità diverse da azienda ad azienda, ma con un punto fisso determinato dall’affermarsi del lavoro ibrido che cambia le regole e il rapporto tra la persona, l’organizzazione e di conseguenza l’utilizzo degli spazi.  In questo nuovo modello dove le persone possono recarsi in ufficio solo per alcuni giorni alla settimana, le attività di lavoro che richiedono concentrazione potranno – e per alcune aziende dovranno – essere svolte da casa o in altri spazi in remoto, mentre le attività di comunicazione e socializzazione e in particolare di collaborazione, dovranno svolgersi in ufficio. L’ufficio diventa quindi team centric. Appurato che difficilmente si tornerà alla situazione lavorativa del passato. In questa fase di transizione sarà importante dare una corretta lettura del cambiamento in atto, coglierne i segnali, capire le esigenze e le nuove istanze del lavoro perché anche da questi aspetti dipenderà il benessere delle persone e il successo delle organizzazioni. Diverse sono le variabili che entrano in gioco: space planning, le tecnologie, la qualità ambientale legata al comfort acustico, illuminotecnico e la qualità dell’aria.