A fronte delle complessità normative in materia fiscale - amministrativa in Italia, per un’azienda diventa fondamentale salvaguardare il proprio patrimonio documentale. 
AgID ha stabilito, con le Nuove Linee Guida, procedure e attori coinvolti nel processo della conservazione digitale, rafforzando maggiormente la consapevolezza e necessità di mettere al sicuro i dati all’interno di processi digitali certificati e compliant. 
Conservare digitalmente i documenti rappresenta solo la punta dell’iceberg della Digital Transformation che le imprese stanno affrontando osservano Stefano Nalesso Ercolin e Alberto Berti. 

Per Alberto Berti CEO di Faber System, azienda del gruppo Zucchetti (7000 dipendenti, più di due miliardi di documenti in conservazione, oltre 810mila clienti e un fatturato di 1,4 miliardi di euro), la conservazione digitale a norma non è il punto di partenza ma rappresenta il traguardo per garantire sicurezza ai processi aziendali digitali.
Nel suo intervento il CEO di Faber ha chiarito che i documenti gestiti vengono cifrati a livello di filesystem e sono accessibili in sola lettura a livello di storage. Massima attenzione è riservata a tutti gli aspetti di sicurezza: ad esempio il SOC (Security Operation Center) monitora tutti i sistemi H24/7/365.

Continua il discorso soffermandosi su tutti quei documenti che non sono stati ancora presi in considerazione, come i contratti di vendita, contratti HR, le note spese e le PEC. 
“L'articolo 2220 del Codice Civile afferma che le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. La PEC rientra in quest’ambito. AgID ha poi definito il concetto di documento informatico: ‘rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti’. Conservare la PEC è obbligatorio perché è un documento informatico giuridicamente rilevante. La conservazione e la gestione della PEC permette infatti di mantenerne inalterato il valore probatorio anche dopo la scadenza dei certificati di firma e garantisce, in caso di contenzioso, la non opponibilità a terzi del messaggio.”
Il CEO di Faber conclude il suo intervento sottolineando l’importanza della conservazione digitale a norma per la messa in sicurezza dei documenti all’interno dei processi digitali. 

Dal canto suo Stefano Nalesso Ercolin di Menocarta - un network europeo che accompagna le aziende nel loro progetto di trasformazione digitale a partire dall’analisi per arrivare compliant al suo GO live – sottolinea come il responsabile della conservazione di una struttura privata possa delegare ad una azienda come Menocarta il ruolo del Responsabile della Conservazione. “Un compito complesso perché le aziende-utenti spesso non sanno come affrontare o non ne hanno le caratteristiche, banalmente sapete che un documento non conservato in maniera compliant è privo di valore? La sicurezza è un fattore importante quanto le competenze, anzi di più. Tanto è vero che per assolvere al ruolo del Responsabile della Conservazione e ai dettami di AgID, in Menocarta abbiamo costituito un gruppo di lavoro qualificato ed esperto in materie digitali, valore aggiunto che il mercato ci riconosce e, che sta acquistando sempre più rilevanza”.
Il CEO di Menocarta conclude il suo intervento con una esortazione e una riflessione: “La conservazione dei documenti è una attività fondamentale per una azienda, anche perché i costi da sostenere sono relativamente contenuti rispetto ai vantaggi ottenibili”.