Le nuove Linee Guida AgID sul documento informatico, entrate in vigore il 1 gennaio 2022, hanno contribuito a rafforzare ed omogeneizzare il quadro normativo di riferimento per la produzione, gestione e conservazione dei documenti informatici. La loro corretta applicazione richiede un forte impegno da parte di tutte le pubbliche amministrazioni che sono chiamate a rendere effettivi e consolidati i principi enunciati nel Codice dell’Amministrazione digitale.
Al fine di approfondire il contesto di applicazione delle norme, l’Agenzia per l’Italia Digitale si è fatta promotrice dell’attivazione di alcuni gruppi di lavoro, in sostanziale continuità con il Gruppo di lavoro sui Poli di Conservazione che nel giugno 2021 aveva prodotto il documento Definizione di un modello di riferimento per i Poli di conservazione. Il mandato è stato quello di indagare sui diversi aspetti innovativi delle Linee Guida, e su questo si concentrerà l’intervento.

Nel suo intervento Patrizia Gentili ha presentato le tre nuove iniziative avviate a seguito delle esperienze fatte nei mesi precedenti:
• La prima ha come temi i Metadati e la interazione tra sistemi di protocolli della PSA
• La seconda, invece, riguarda la conservazione delle Basi dati
• La terza, infine, ha come contenuto il nuovo standard sulla interoperabilità tra pacchetti di conservazione

“Nel Gruppo 1, precisa Gentili, sono state affrontate le problematiche legate all’applicazione delle Linee Guida mediante la somministrazione di una indagine conoscitiva sulla situazione degli Enti Pubblici. In attesa dei riscontri acquisiti dal questionario, è stato elaborato un primo documento di approfondimento: L’intento è fornire suggerimenti e supporto alle Amministrazioni nell’applicazione della normativa di contesto in vigore dal 1° gennaio 2022. Per quanto riguarda il gruppo 2, si parte dal fatto che ad oggi siamo abituati a trattare la conservazione dei documenti, dei fascicoli e delle serie dal punto di vista ‘documentale’; siamo molto meno preparati a trattare il tema della conservazione delle informazioni, in particolare, a capire quali sono le informazioni da conservare nel tempo e a chi renderle fruibili. Altro tema è quello della conservazione dei siti web; si riconosce infatti sia il loro valore culturale e sia quello di fonti archivistiche da preservare; il web archiving è quindi il processo di selezione, raccolta, conservazione di siti web a scopi di ricerca e di consultazione nel tempo. Non bisogna dimenticare che la conservazione preserva la memoria storica e ha un valore culturale che il web archiving permette di proteggere”.

Anche il contenuto del Gruppo 3 non è meno importante dato che i diversi conservatori hanno dato una interpretazione diversa della norma UNI SInCRO. Il lavoro riguarda l’interazione tra le due colonne portanti per la conservazione, l’allegato 5 alle Linee guida riguardante i metadati e lo standard UNI SInCRO. Il loro punto di contatto individuato è l’indice del pacchetto che deve contenere i metadati di descrizione dei documenti. Sono stati individuati dei modelli astratti che hanno una duplice funzione: descrivere una potenziale struttura e una semantica dei documenti amministrativi informatici all’interno del pacchetto di archiviazione individuato dallo standard SInCRO; fornire un quadro comune per la rilevazione e la comprensione dei casi rinvenuti nella prassi. I modelli non rappresentano tutte le possibili soluzioni ma forniscono una base per proseguire con le riflessioni. Sono stati definiti gli strumenti a disposizione della comunità per quanto riguarda l’interoperabilità tra i sistemi di conservazione: Standard UNI 11386:2020 «Supporto all’Interoperabilità’ nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali»; allegato 5 delle Linee Guida «Metadati». La norma UNI SInCRO definisce la struttura dell'insieme di dati a supporto del processo di conservazione e recupero degli oggetti digitali. L’allegato 5 definisce tre schemi di metadati per la descrizione del documento informatico, del documento amministrativo informatico e delle aggregazioni documentali informatiche. ”Lo standard, conclude Gentili, non dovrebbe essere interpretato ma applicato in modo uniforme in modo da permettere i trasferimenti dei pacchetti tra diversi operatori di mercato”.