Hanno partecipato:

• Patrizia Gentili, Resp. del servizio “Documentale e modelli di marcatura” | Agenzia per l'Italia Digitale
• Viviana Belluco Resp. Servizio di Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale | Top Consult
• Elena Lauritano, Co Founder e General Manager | ARCHIVIUM SRL
• Giancarla Porro, Digital Compliance Expert di | IDC - Indicom Document Care
• Stefano Nalesso Ercolin, CEO | Menocarta Network
• Alberto Berti, Amministratore Delegato e Direttore Commerciale | FABER SYSTEM - Zucchetti Group
• Francesco Pucino, CEO | Recogniform Technologies SpA
• Sergio Ganzerla, Responsabile della Funzione Archivistica | ARXivar - Able Tech srl

Overview

La normativa tecnica destinata a governare la conservazione di documenti informatici è stata oggetto di numerosi interventi nel corso degli ultimi decenni. In realtà, in una prima fase, i provvedimenti si sono concentrati su un aspetto collaterale, quello relativo all’archiviazione cosiddetta sostitutiva, cioè alla riproduzione digitale di documenti analogici, che di fatto accresceva i nodi della conservazione digitale più che risolverli. È solo con il Codice dell’amministrazione digitale approvato con D.Lgs 82/2005 che le attività necessarie alla tenuta nel tempo dei documenti informatici trova una prima, a mio avviso, incompleta definizione.
All’interno di questo quadro normativo, il modello italiano, definito nelle Linee guida, è stato influenzato, oltre che dal peso che la produzione documentaria ha nel nostro ordinamento, anche dall’azione di salvaguardia esercitata sin dai primi anni Novanta dall’amministrazione archivistica in questo campo, sebbene la prolungata fase di debolezza organizzativa del Ministero dei beni culturali (oggi della cultura) e delle sue istituzioni ne abbia ridimensionato l’azione. Non vi è dubbio, tuttavia, che è merito di questa presenza nei gruppi di lavoro, che negli anni hanno elaborato le disposizioni in materia di archiviazione e conservazione digitale, se oggi la legislazione del nostro Paese è su questo fronte una delle più avanzate, sia per la sostanziale coerenza dei principi individuati sia per il rispetto degli standard internazionali più significativi e utili. Penso, in particolare, alle norme ISO 14721 Open Archival Information Model (OAIS), che approva il modello generale per la conservazione di qualunque risorsa digitale e ISO 16363 che definisce, in rapporto al medesimo modello, le indicazioni dettagliate per la valutazione e l’eventuale certificazione dei sistemi di conservazione grazie alla presenza di un sistema dettagliato di misure organizzative e tecniche. Pur riconoscendo che il rispetto delle condizioni di sicurezza dei depositi è un requisito fondamentale per la tutela conservativa dei patrimoni digitali, la normativa italiana di settore è riuscita a superare la logica meramente protettiva (pur ancora prevalente) e ad adottare una strategia conforme a quanto raccomandato dalle migliori raccomandazioni internazionali, solo recentemente prese in considerazione a livello europeo

Le principali indicazioni oggi presenti nelle Linee guida riguardano aspetti comunque rilevanti anche ai fini delle esigenze conservative di lungo periodo e permanenti:
• le responsabilità e i ruoli del processo,
• l’obbligo di formare pacchetti informativi interoperabili, in grado quindi di essere trasferiti da un conservatore all’altro in caso di cessazione e trasferimento del servizio,
• le modalità di esibizione, anche se non esplicitamente di fruizione e consultazione,
• le autorizzazioni da richiedere all’amministrazione archivistica per le operazioni di selezione e scarto.

Nella sostanza la responsabilità di dettare le disposizioni sulla conservazione permanente degli archivi a fini storici rimane completamente in capo al Ministero della cultura che dovrà quindi, non solo elaborare indicazioni specifiche, ma anche vigilare sia sui sistemi di conservazione digitale affidati all’esterno degli enti in outsourcing, sia sulle attività conservative gestite in house, fermo restando che la responsabilità legale è sempre dell’amministrazione che ha prodotto e detiene l’archivio digitale.



A cura di Gian Carlo Lanzetti