Qualunque sia il modello adottato per la conservazione, insieme alla tecnologia, servono modelli organizzativi dove ruoli e compiti del responsabile della conservazione vengano svolti tenendo conto delle evoluzioni sia comportamentali che normative.
Top Consult si occupa da 35 anni di sistemi documentali e di conservazione, con un target essenzialmente rivolto al mercato dei privati. 
Oggi si è agli archivi digitali come conseguenza dello sviluppo della digitalizzazione. 
“Una solida gestione documentale, osserva Viviana Belluco, facilita moltissimo anche la  fase di conservazione.  L’attenzione alla scelta dei formati ed alla metadatazione fa sì che il documento venga vissuto e lavorato al meglio e, dopo un certo periodo di “stagionatura”, possa essere conservato digitalmente senza forzature  e nel rispetto delle norme vigenti.  Anche l’arrivo delle nuove regole tecniche, pur se ha enfatizzato alcuni aspetti, lo ha fatto senza stravolgere quanto già fatto in precedenza.  Ne sanno qualcosa i nostri clienti tra cui spiccano nomi importanti come Barilla, DiaSorin, Prada, Lavazza, Coop Allenza, Garofalo, Gruppo Martini e molti altri”.

La gestione documentale, ancora di più se integrata con i software gestionali, fa sì che i processi aziendali siano svolti con efficienza.
Molti documenti oggi nascono e vivono esclusivamente come documenti informatici; in alcuni casi anche le azioni di firma – un tempo autografa – vengono tradotte in apposizione di firme elettroniche (semplice, elettronica avanzata e/o qualificata). Simili documenti non possono che essere conservati digitalmente per non perdere quelle caratteristiche che – se trasposte su carta – verrebbero perse. Dunque sempre di più la Gestione Documentale porta in modo naturale alla conservazione digitale, che ne rappresenta l’ultimo miglio. 
“In ogni caso, rimarca Belluco, l'attenzione al profilo conservativo è tanto più semplice quanto più l’obiettivo finale è tenuto presente sin dalle fasi di formazione o ricezione dei documenti.
In questo senso il ruolo del responsabile delle conservazione è ruolo cardine e la normativa ci ricorda come – qualunque sia il modello adottato (conservazione all’interno dell’organizzazione oppure affidata ad outsourcer) - sia compito del  responsabile della conservazione definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione, governandone la gestione con piena responsabilità ed autonomia.”

Volendo sintetizzare gli aspetti importanti sono i seguenti: 
- definire i ruoli e conferirli con chiarezza (proprio a partire dal ruolo di Responsabile della conservazione); 
- in funzione delle tipologie di documenti operare la scelta dei metadati. 
- scegliere formati idonei per la conservazione ma valutare il formato sin dalla creazione dei propri documenti. 

Da ultimo, ma non meno importante, redigere il manuale della conservazione che è una occasione davvero unica  – oltre che obbligatoria – per formalizzare le scelte effettuate e l’organizzazione che l’azienda si è data.