Quando ci si approccia alla conservazione digitale di documenti cartacei non basta dotarsi di idonei scanner, di un buon software documentale e seguire le regole. E’ importante anche valutare l’utilizzo di tecnologie ausiliarie che consentano di automatizzare o velocizzare il processo di indicizzazione, classificazione o profilazione che dir si voglia, nonché di ottenere immagini da archiviare di qualità.
La lettura ottica e il riconoscimento ottico, attività in cui è specializzata Recogniform Technologies, è una di queste. La scansione (o scannerizzazione) dei supporti cartacei mediante scanner documentali o multifunzione produce immagini digitali, griglie di pixel, mappe di bit.

A valle della scansione, prima di procedere alla conservazione digitale, possono essere
estremamente utili le tecnologie di elaborazione immagini (image-processing) e di lettura ottica (data-capture). “Grazie all’elaborazione batch delle immagini, precisa Francesco Pucino, si ottengono dei documenti digitali puliti e leggibili senza doverli necessariamente guardare foglio a foglio e senza il bisogno di doverli riacquisire con lo scanner, modificandone i parametri per tentativi, in presenza di un difetto di scansione che può essere corretto via software. La lettura ottica si presta per qualsiasi tipo di documento. Grazie all’approccio zonale ed all’approccio free-form è possibile leggere i dati su qualsiasi tipo di documento, sia su documenti strutturati che documenti non strutturati. I vantaggi? Risparmio di tempo e  di costo e anche riduzione degli errori”.