La grande mole di informazioni che sta sovrastando le organizzazioni impone di superare il tipico approccio della dematerializzazione e della ormai scontata produzione diretta di documenti digitali. Occorre, per Alessandro Ciabattoni, modellare ed eseguire i processi all'interno dei quali i documenti vengono redatti e gestiti, distribuendo le informazioni, governando la loro registrazione e ricerca in un sistema di protocollo informatico, attuando la conservazione digitale, il tutto in maniera integrata.
Questa è la visione di it Consult, software house in ambiente Microsoft nei servizi e nello sviluppo di piattaforme software per Business Process, Workflow, Document e Knowledge Management e per tematiche quali Protocollo Informatico a norma AgID, Archiviazione Documentale e Conservazione Digitale a norma. Gli obiettivi di questa azienda sono finalizzati a realizzare strumenti e framework tecnologici atti a supportare le aziende nel processo di migrazione verso nuovi modelli organizzativi, adeguati agli scenari propri dell’economia globale, che sono caratterizzati da grande dinamismo e competitività. Tra i suoi clienti annovera MM, Montenegro, Sanlorenzo e Musei Vaticani.
Un punto centrale della strategia di it Consult è la gestione della conoscenza nelle sue quattro declinazioni: esplicita, creabile, incorporata e tacita. Per una gestione e diffusione efficace della conoscenza ha sviluppato dei prodotti specifici, tra cui josh, la piattaforma software integrata, di classe enterprise, per la Organization Intelligence che permette di:
- Rendere fluida ed agile l’implementazione, l’esecuzione ed il monitoraggio di processi organizzativi, con un eccezionale livello di produttività e reattività (è molto facile apportare ai singoli processi i cambiamenti che l’organizzazione richiede); 
- Non richiedere il coinvolgimento di tecnici informatici perché è pensato come strumento orientato al business; 
- Soddisfare le diverse esigenze di gestione del dato destrutturato (in particolare documenti, processi, competenze).
Tecnicamente è necessario gestire tre componenti fondamentali: la gestione documentale (josh è nativamente integrato con la tecnologia SharePoint di Microsoft); il motore per il disegno, la descrizione grafica e l’esecuzione dei processi aziendali; la mappatura puntuale della organizzazione e delle competenze individuali. 
Due sondaggi aiutano meglio a comprendere la operatività delle soluzioni di questa azienda.
Quali sono gli strumenti usati per gestire la conoscenza incorporata, ossia quella racchiusa “nel modo di fare le cose”? Il 49% dei partecipanti si è detto favorevole a procedure scritte e fogli elettronici, il 36% a prassi e consuetudini, l’11% a sistemi di workflow e il rimanente 4% a processi avanzati. Uno scenario ritenuto da Ciabattoni abbastanza aderente alla realtà dei fatti. Secondo sondaggio: avete in mente di implementare la gestione della conoscenza nella vostra organizzazione? Il 45% ha dichiarato si entro nove mesi, il 28% dopo nove mesi, il 15% nel breve (entro tre mesi) e il 3% nel medio periodo (da 3 a 9 mesi).
Una buona gestione della conoscenza consente di reagire più efficacemente ai rapidi cambiamenti organizzativi cui il mercato obbliga tutte le realtà. Infatti, adottare un approccio integrato per la distribuzione della conoscenza e delle informazioni, attraverso l’utilizzo di strumenti tecnologici, consente di avere le informazioni e le competenze giuste quando si prendono le decisioni, non ripetere gli stessi errori e non reinventare le stesse soluzioni, creare nuova conoscenza e trasferire fra le persone la conoscenza che l’azienda già possiede, facilitare lo sviluppo delle competenze delle risorse umane, aumentare la soddisfazione dei dipendenti, che lavorano in un ambiente più stimolante e, di conseguenza accrescere la soddisfazione dei clienti e la redditività. Tutti fattori non ottenibili dalla sola gestione digitale del documento, ma da una gestione integrata tra i sistemi, le persone e i processi aziendali. Questo permette non solo la distribuzione dell’informazione ma, soprattutto, la sua valorizzazione nel tempo.