Hanno partecipato:(in ordine di apparizione in agenda)

• Patrizia Gentili, Responsabile del servizio “Documentale e modelli di marcatura” | AgID
• Andrea Escalante, Business Consultant | Siav
• Vito Intini, Direttore Generale Italia | ELO Digital Office GmbH
• Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale | Top Consult
• Fabio Omar El Ariny | Partner DocFlow
• Elena Lauritano, Co Founder e General Manager | Archivium srl
• Alessandro Ciabattoni, Senior Business Process Consultant | IT Consult

Overview

Qualche accenno metodologico. Quando parliamo di Digitalizzazione delle Imprese o Trasformazione Digitale delle Imprese, in particolare le PMI e la Pubblica Amministrazione, uno dei primi argomenti che si vanno ad affrontare è certamente la Dematerializzazione, che consente di ottimizzare i processi e ridurre sensibilmente i costi. Cosa si intende per Dematerializzazione? Il processo, come noto, consiste nel rendere un qualsiasi documento cartaceo fruibile in formato digitale. 

Quando invece si parla di digitalizzazione si intende un processo di creazione del documento (o di una procedura) direttamente in formato digitale. Quando il documento è fruibile in formato digitale, viene definito documento digitale, o documento informatico. 

La trasformazione di un documento cartaceo in un documento informatico può avvenire principalmente in due modi: eseguendo una scansione del documento cartaceo esistente oppure creando tutti i documenti già in formato elettronico, di solito tramite un software specifico.
I vantaggi più importanti sono i seguenti: risparmio di tempo e risorse per gestire e trovare i documenti; tracciatura semplificata; impatto ambientale ridotto; possibilità di archiviare lo stesso documento in diverse cartelle e mantenerlo aggiornato in ogni sua istanza; condivisione interna ed esterna più veloce e semplice; maggiore controllo su chi può accedere a quali documenti con conseguente riduzione di rischi per la sicurezza e la privacy; riduzione degli errori in fase di compilazione e archiviazione.

Certamente questi vantaggi si conseguono facendo adeguati investimenti, comunque ancora considerevoli anche se in contrazione. Però la gestione documentale tradizionale, che prevede l’uso di documenti in formato cartaceo, ha dei costi che verrebbero ridotti o addirittura eliminati.
Al documento digitale è spesso associata la firma digitale, ossia l’equivalente elettronico della firma autografa: quando si appone la propria firma autografa su un documento cartaceo, ci si attribuisce la paternità dello stesso o si afferma di acconsentire al contenuto del documento; lo stesso accade apponendo la firma elettronica a un documento informatico. 
Usata correttamente, la firma elettronica garantisce che il destinatario possa verificare l'identità del mittente (autenticità), il mittente non possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio) e il destinatario non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità).
Detto questo, ci sono alcuni fattori deterrenti nell'adozione della tecnologia, ad esempio le differenze nelle applicazioni e nei sistemi utilizzati per fornire le firme digitali. 
L'utilizzo della firma digitale aiuta a controllare e semplificare il flusso di lavoro, migliora l'efficienza operativa, migliora l'esperienza client end-to-end e migliora la sicurezza. Le imprese e i governi si stanno rendendo conto della necessità di investire in documenti elettronici, cosa che ha visto una maggiore necessità di cercare i servizi di un sito Web di firma digitale.

Il 1° gennaio 2022 sono divenute definitivamente efficaci le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, come previsto nella proroga inserita nella determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021. 
Nonostante l’ampio sforzo profuso da AgID nel semplificare la materia, ricondurla in un unico documento sistematico e di pratica lettura, l’argomento rimane complesso e delicato e genera accesi confronti e diverse preoccupazioni tra chi ha esperienza in materia. Insomma c’è ancora da fare per spianare la diffusione dei documenti digitali. 
Non sono tanto gli strumenti tecnologici oggi a costituire il problema ma sono le risorse umane e, quindi, le competenze da sviluppare a mancare di più.
Le caratteristiche tecniche che distinguono una tipologia di firma elettronica dall’altra hanno ripercussioni sul valore legale che viene attribuito ai documenti informatici sottoscritti. Per questa ragione, non tutti gli standard di firma possono essere applicati a tutti i generi documentali. Per fare un esempio, non è ritenuta valida la firma elettronica semplice in relazione a un contratto immobiliare. D’altro canto, utilizzare la siglatura con il più alto livello di sicurezza non è sempre la scelta più saggia, in quanto può risultare superflua o troppo costosa. 
Proprio per venire incontro alle esigenze degli utenti, la normativa prevede differenti generi di firma.

Facciamo tre esempi concreti:
• Per inviare una semplice informazione a un contatto privato, dunque una missiva dal contenuto non particolarmente sensibile o strategico, basterà spedire una email scrivendo in calce il proprio nome, dunque utilizzando una firma elettronica semplice.
• Per inviare documenti per un concorso pubblico servirà invece la PEC – Posta elettronica certificata, che permette di sancire l’esistenza di un dato documento a un’ora e a una data precisi: dunque una firma elettronica avanzata.
• Per sottoscrivere un contratto d’affitto servirà uno strumento che renda il documento siglato equiparabile a una scrittura privata, attribuendo quindi pieno valore legale: per questo scopo serve la firma elettronica qualificata (declinata anche nel sottotipo della firma digitale).

A cura di Gian Carlo Lanzetti