La tecnologia digitale ha stravolto le regole del passato. Non si tratta di abolire processi collaudati o smantellare postazioni di lavoro, bensì di ripensare quei processi analogici ricorrenti che impediscono di concentrarsi sulle cose essenziali, a cominciare dal successo commerciale dell’azienda. 
Prima di entrare nello specifico vediamo qualche informazione su ELO Digital Office GmbH. Si tratta di uno dei produttori software leader per l’Enterprise Content Management. L’azienda, nata a Stoccarda nel 1998, è cresciuta velocemente fino a diventare una struttura dalla caratura internazionale con sedi in tutti i continenti e una rete mondiale di partnership con integratori di sistema e consulenti IT. Le sue radici affondano nella tradizione del gruppo creato da Louis Leitz: lì, nel 1996, viene sviluppato il raccoglitore elettronico Leitz, il primo prodotto per la gestione digitale dei documenti e l’archiviazione elettronica. Oggi ELO conta 800 dipendenti, un migliaio di partner e realizza un fatturato di circa 100 milioni di euro. 
Uno dei suoi prodotti di punta è il modulo ELO DocXtractor: si tratta di un assistente di acquisizione intelligente che analizza ed elabora i documenti da diverse fonti esterne. Inoltre, le informazioni sul documento in questione vengono estratte, confrontate (ad es. con un sistema ERP) e verificate in termini di correttezza con l'ausilio dell'IA. Il documento viene trasmesso ai sistemi ed ai processi a valle: le fatture, per esempio, vengono inoltrate al processo di approvazione corrispondente e possono essere ulteriormente elaborate digitalmente collegandosi a diversi workflow. I vantaggi, ha precisato Intini, sono diversi: classificazione automatica dei documenti, estrazione intelligente dei contenuti di documenti grazie all'impiego delle più moderne tecnologie di IA, riduzione del lavoro manuale e conseguente riduzione del carico di lavoro dei collaboratori. La capacità di auto-apprendimento permette l’ottimizzazione automatica della percentuale di riconoscimento in background e l’integrazione con i sistemi gestionali aziendali più diffusi. L’ufficio senza carta è quindi una realtà.
Vediamo ora le indicazioni di un Poll: guardando le scrivanie però la sensazione netta è che esiste ancora molta carta. Perché? Il 66% degli interpellati ha detto che si tratta di un atteggiamento mentale legato alle persone; il 20% perché i sistemi informativi non sono collegati tra loro, l’8% in quanto si tratta di un lavoro di routine consolidato ed approvato dalla direzione, il 7%, infine, perché non è stata affrontata in modo esteso la digitalizzazione. Le vecchie procedure sono insomma dure a morire e la carta mantiene ancora una sua vitalità e un peso. Ma, come ha ricordato Intini, studi di primarie società di consulting come McKinsey e dello stesso Politecnico di Milano sono giunti alla conclusione che mobilità e flessibilità giocano a favore dei documenti digitali, della dematerializzazione e della sicurezza dei dati, consentiti e diffusi appunto attraverso le recenti tecnologie digitali. Eppure anche se le tecnologie e le idee non mancano, le conoscenze ci sono, ma persone come le “cartomanti” non demordono ancora.