Per Matteo Zaffagnini non è più un miraggio avere a disposizione un documento con dati sempre aggiornati grazie a processi digitalizzati integrati con sistemi informativi differenti, firmarlo tramite soluzioni di firma elettronica governate da workflow intelligenti e last but not least conservarlo digitalmente a norma di legge. Anzi questa sta diventando ormai una scelta pressoché obbligata sia nelle grandi organizzazioni che nelle piccole. La pandemia ha avuto un impatto decisivo: ha fatto sì che funzionalità prima considerate in molti casi opzionali siano ora viste come scelte obbligate.
Top Consult offre un ampio catalogo di soluzioni per far cogliere alle imprese l’opportunità di portare avanti piani di digitalizzazione all’avanguardia. La sua piattaforma si occupa della gestione documentale a 360° e si integra con i sistemi ERP e CRM presenti sul mercato.
In particolare, TopMedia Social NED si propone come la piattaforma enterprise per la gestione documentale e la collaborazione aziendale sviluppata da Top Consult con un approccio “rivoluzionario” che ha cambiato radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti. Essa, infatti, applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration, introduce un nuovo modo di lavorare per l’utente e realizza la trasformazione culturale e organizzativa del Social Business. TopMedia Social NED è disponibile sia On-Premise che in Cloud, mediante un’infrastruttura IT proprietaria ospitata nei data center di Aruba. Tale piattaforma è completamente virtualizzata, assicura livelli illimitati di potenza di calcolo ed elevati standard di sicurezza, business continuity e disaster recovery. La soluzione, sottolinea Matteo Zaffagnini, si contraddistingue per essere potente e scalabile, capace di lavorare anche in presenza di più utenti collegati contemporaneamente che trattano decine di milioni di documenti grazie a funzioni di load balancing e fault tolerance. E può essere usata da personal computer e da mobile. La soluzione si occupa di tutta la gestione documentale, dalla sottoscrizione di documenti direttamente in digitale alla loro conservazione a norma. Gestisce tutti i documenti contabili del ciclo attivo e passivo.
Con l’obiettivo di promuovere condivisione di conoscenza e collaboration, Top Consult ha progettato Social Flow, la soluzione che integra i moduli Case Flow e WorkFlow rispettivamente per la gestione collaborativa delle pratiche e per l’automazione dei flussi documentali. Grazie a questi tutte le conversazioni tra gli operatori e gli automatismi del sistema vengono memorizzati in una bacheca a disposizione degli addetti e accompagnano l’esecuzione del processo (tecnicamente si ricostruiscono le attività svolte attraverso l’analisi dei log, le informazioni prodotte dal sistema stesso). In concreto, tutto ciò che avviene in riferimento a una pratica viene archiviato e reso disponibile facilmente a tutti coloro ne abbiano bisogno per lavorare. A questo si affianca Groupware, un social network aziendale, sicuro e protetto, pensato per i gruppi di lavoro interfunzionali. Gli utenti condividono in uno spazio comune contenuti e messaggi, usano un file sharing evoluto dotato di versioning, check-in e check-out, tracciatura delle operazioni sui documenti, un ambiente di authoring; comunicano fra loro tramite una bacheca. Tutto è tracciato e archiviato! Quando si chiude un gruppo di lavoro, una pratica o un flusso documentale, la loro “storia” viene automaticamente salvata: le conversazioni avvenute nella bacheca, le notifiche inviate dal sistema, tutte le attività di ricerca e archiviazione effettuate sono tracciate e archiviate assieme alla pratica e al flusso documentale realizzando così una vera gestione documentale. C’è poi Easy Contract, la soluzione documentale in Cloud per la sottoscrizione digitale dei documenti, che permette di scegliere il tipo di firma elettronica più adatta in relazione alla tipologia di documento, dal valore economico del documento in firma e dalla valenza probatoria che si vuole ottenere.  
Alla domanda: Utilizzate un workflow di firma il 64% dei partecipanti ha risposto affermativamente mentre il 36% si appoggia ancora sulla firma cartacea. Un riscontro atteso dall’esponente di Top Consult che annovera tra i suoi clienti nomi come Pirelli, Prada e San Benedetto.