Il 1° gennaio è passato e sono entrate in vigore sia le Linee guida sul documento informatico sia il Regolamento sui servizi di conservazione. Le Linee guida mirano a rafforzare la centralità e il valore strategico che la funzione documentale riveste nelle varie organizzazioni, sia pubbliche che private, in quanto il sistema di gestione informatica dei documenti rappresenta lo strumento indispensabile a ogni organismo. A circa tre mesi da questa data strategica cosa sta succedendo nel mondo sia pubblico che privato? A questa cruciale domanda ha dato una esaustiva risposta Patrizia Gentili, che ha abbracciato sia le Linee guida sia la normativa sulla conservazione dei documenti. Il rappresentante dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha innanzitutto sottolineato la centralità del valore strategico dei documenti, che grazie a questa normativa acquisiscono valenza erga omnes e carattere di vincolatività. Ma non solo le nuove regole intendono anche semplificare la gestione e la conservazione dei documenti, oltre che dare attuazione al dispositivo CAD (Codice Amministrazione Digitale).
La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione. In quest’ottica sono state adottate e pubblicate le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Le Linee guida, che si compongono di sei allegati tecnici, sono state emanate dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del CAD e hanno il duplice scopo di: - aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014; - fornire una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia, in coerenza con le discipline dei Beni culturali. I documenti pubblicati sono stati realizzati da un gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore.
La normativa contiene anche strumenti di aiuto alla digitalizzazione delle organizzazioni che la adottano. Un esempio è il Contrassegno elettronico che serve, tra l’altro, a identificare il documento cartaceo. Poi c’è tutto il discorso sui metadati (Allegato 5), che ha trovato anche attuazione in una ricerca tramite questionario sulla documentazione amministrativa con il contributo di comuni e aziende della Regione Veneto, che vuole essere uno spaccato sullo stato della digitalizzazione. La Gentili si è anche soffermata sullo “scarto digitale”, di cui all’Allegato 6 che individua i punti di ambiguità incontrati nella adozione delle Linee Guida, e sul Regolamento di attuazione che contiene tra l’altro principi importanti come quello sull’istituto dell’accreditamento da parte degli operatori interessati. L’intervento della Gentili è stato arricchito da due sondaggi. Il primo: “Il vostro ente si è adeguato alle nuove Linee guida? Ebbene il 33% ha dichiarato di averlo fatto, il 25% non ancora ma lo farà entro l’estate, il 19% entro l’anno e il 23% entro il 2023. Sono indicazioni che riflettono grosso modo il punto di vista di AgID. Una conferma, in altri termini, che il sistema si sta adeguando anche se la PA appare un po' in ritardo, soprattutto quella locale. Per la Gentili l’adozione delle nuove Linee guida è una opportunità per portare avanti i processi di dematerializzazione, che poi significa semplificazione di procedure cartacee complesse.