La Conservazione digitale non rappresenta soltanto l’ultima fase del ciclo di vita di un documento ma deve essere considerata una premessa tecnologica e funzionale finalizzata ad orientare ab origine la gestione dei documenti elettronici. È necessario infatti considerare l’intero processo di gestione, dalla formazione all’archiviazione, passando attraverso approvazioni e firme elettroniche, 
Ma come cambia la Conservazione digitale? Diventa imprescindibile, come illustrato da Andrea Escalante, progettare la conservazione del documento fin dalla sua formazione per dargli valore probatorio e salvaguardare la relazione tra documenti.
La Conservazione va quindi rivalutata come un'opportunità che consente di ragionare sui propri processi documentali e realizzare una vera trasformazione digitale. Per fare questo occorre un approccio multidisciplinare e le necessarie competenze normative, archivistiche e tecnologiche.
Da questo punto di vista Siav, azienda informatica specializzata nella gestione dei documenti e dei processi digitali, si caratterizza per le competenze specialistiche maturate nella realizzazione di progetti complessi per aziende ed enti, e si distingue per le capacità di garantire con risorse proprie le attività di analisi, implementazione e supporto. 
Forte della sua ventennale competenza in ambito normativo e archivistico, ha costituito un Osservatorio Normativo, un organo di consulenza che offre la solida conoscenza di normative e leggi italiane riguardo la gestione e la conservazione dei documenti. 
Oggi Siav è la prima azienda italiana nel settore dell’Enterprise Content Management, e offre software, soluzioni in cloud e servizi di outsourcing per la Gestione Elettronica dei Documenti, il Protocollo Informatico, il Workflow Management, la Fatturazione Elettronica e la Conservazione Digitale.  È presente con proprie sedi a Padova, Milano, Genova, Bologna e Roma, ed opera anche in Svizzera e Romania.
Siav conta oltre 4.000 clienti nel mercato pubblico e privato, con importanti referenze come Adecco, Agenzia ICE, Amadori, Autovie Venete, Bayker, Bottega Verde, Camst, Carpigiani, Cnpadc, Coop e Unicoop, Electrolux, Ferretti Group, Granarolo, ISTAT, Kerakoll, Sacmi, Segafredo, e molti altri
Il Sistema di conservazione di Siav garantisce tutti i requisiti dei documenti definiti dal legislatore: reperibilità, leggibilità, integrità, autenticità e affidabilità, attraverso un sistema di regole, procedure e tecnologie, ha sottolineato Escalante.
Le Nuove Linee guida hanno reso ancor più necessario porre attenzione ad alcuni aspetti della conservazione, ampliando le regole sia sul mantenimento dell’oggetto documentale in sé, sia sui dati relativi alle aggregazioni documentali.  
E ciò in presenza di una maggiore complessità di tutto il processo, come dimostra per esempio il maggior peso dei metadati, il cui numero è aumentato da 5 a 18. 
Come le organizzazioni si stanno adeguando alle Nuove Linee guida?
Da un lato c'è una progressiva acquisizione di consapevolezza del fatto che occorre ragionare sui propri processi documentali, dall'altro quasi un’azienda su tre non ha ancora chiaro come procedere, a dimostrare quanto sia un argomento complesso e non ancora sempre approcciato in maniera sistematica.